智能文件柜采用主控系統、檔案盒定位系統、RFID識別系統、掃描器等結合智能檔案管理軟件，實現了對檔案盒的權限存取、定位管理、智能存取、智能盤點、在線監控等功能，實現對檔案文檔的規范化、智能化、自動化管理，有效提高檔案管理的效率以及存取的可靠性。
智能文件柜針對涉密性文件資料，柜體裝有電控鎖，可以通過指紋認證、刷卡、密碼輸入等方式進行權限開啟文件柜門，同時可以通過攝像頭記錄資料文件存取記錄，實現了可靠性管理文件資料的功能。
智能文件柜主要由柜體、RFID識讀單元、數據采集終端等組成，文件上粘貼RFID標簽，工作人員通過權限驗證后柜門打開，物品存取操作時，自動數據采集并通過網絡將信息實時傳送至數據中心，利用快速查找定位、快速盤點、自動批量識別等特性，實現借閱、歸還、查找、盤點等全過程實時監控、智能化管理，實現在位監管，避免遺失和杜絕泄密事件發生。
適用于機密文件管理、車輛營銷文件管理、保密學術資料管理、房地產銷售文件等高價值或高保密要求的文檔管理，也可應用于電力系統、軍隊武警及其它部門的檔案管理或貴重物品保管。
智能文件柜功能特點：
（1）高安全性
采用動態密碼鎖，結合網上授權及動態密碼實現遠程控制開鎖；內置振動傳感器和聲光報警器，非法開柜或出現異常即時報警通知；有斷電保護功能，斷電時仍能保證安全。
（2）智能、便捷、高效
通過雙色狀態指示燈及液晶顯示快速定位和引導，有效提高工作效率避免差錯發生。
（3）實時監控
柜門開關自動觸發掃描與定時掃描相結合，實時掌握文件在柜情況及出借和歸還過程，柜內高清日夜型攝像頭自動拍攝開關門過程，全程事件回溯。
（4）可擴展性
可單柜使用，為擴展容量也可采用主柜、副柜并柜的方式，共用一套控制系統。
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